Primeros Pasos en Contabilidad Empresarial
Cómo configurar tu sistema contable básico en la primera semana de tu empresa, sin necesidad de herramientas complicadas
Cuando empiezas tu empresa, la contabilidad puede parecer abrumadora. Tienes mil cosas en la cabeza: clientes, productos, marketing. Pero aquí va la verdad: si no organizas tu dinero desde el primer día, luego te costará muchísimo más arreglarlo.
La buena noticia es que no necesitas ser contable para empezar bien. De hecho, los primeros pasos son sorprendentemente simples. En esta guía te mostramos exactamente qué hacer durante tu primera semana, con ejemplos reales y sin jerga innecesaria. Todo lo que vas a leer aquí se puede implementar en un par de horas, con herramientas que probablemente ya tienes.
Lo esencial en tu primera semana
- Abre una cuenta bancaria separada para tu empresa
- Crea un registro básico de ingresos y gastos
- Organiza tus documentos desde el inicio
- Establece un calendario de tareas contables
Paso 1: Tu cuenta bancaria empresarial
Este es el primer paso y probablemente el más importante. Necesitas separar completamente tu dinero personal del de la empresa. Por qué? Porque mezclarlo es un desastre para los impuestos y te hace invisible ante la Hacienda.
En España, puedes abrir una cuenta empresarial en cualquier banco en menos de 30 minutos. La mayoría de bancos online como BBVA, Sabadell o Santander tienen opciones específicas para autónomos y pequeñas empresas. Lo que necesitas es tu NIF, identificación y la documentación de tu empresa.
Una vez la abras, haz esto: todos los ingresos de clientes van aquí. Todos los gastos de la empresa salen de aquí. Tu dinero personal, ni entra ni sale. Simple, verdad? Pero te ahorrarará horas de dolor de cabeza cuando llegue Hacienda.
Paso 2: Tu registro de ingresos y gastos
No necesitas software costoso. Una hoja de cálculo (Excel, Google Sheets) es suficiente para empezar. Aquí es donde registras cada euro que entra y cada euro que sale.
Tu registro debe tener estas columnas: Fecha, Concepto, Categoría, Ingreso, Gasto, Saldo. Cada transacción de tu cuenta bancaria empresarial entra aquí. Un cliente te paga 500 euros lo registras. Compras material de oficina por 50 euros lo registras. Simple pero crucial.
Las categorías son importantes. En lugar de “Otros”, sé específico: “Servicios profesionales”, “Suministros”, “Marketing”, “Viajes”. Esto te ayuda a ver dónde va realmente tu dinero y es obligatorio para Hacienda. Dedica 15 minutos al final de cada día para actualizar esto. No dejes que se acumule.
Paso 3: Organiza tus documentos
Cada factura, recibo y justificante que recibas tiene que guardarse. Hacienda puede pedirte cualquier documento de los últimos 4 años. Si no lo tienes, hay problemas. Grandes problemas.
Crea una carpeta para cada mes. Dentro, guarda todo: facturas de clientes, recibos de gastos, justificantes de pagos, extractos bancarios. Puedes hacerlo en papel o digital (mejor digital). Si es digital, usa una carpeta en tu ordenador o Google Drive con esta estructura: Año Mes Categoría de gasto.
Documentos que debes guardar siempre:
- Facturas emitidas (las que envías a clientes)
- Facturas recibidas (las que recibes de proveedores)
- Extractos bancarios mensuales
- Recibos de servicios (luz, internet, etc.)
- Tickets de gastos menores (si son relevantes)
Paso 4: Crea tu calendario de tareas contables
La contabilidad no es un evento, es un proceso continuo. Si dejas todo para el final del año, te enfrentarás a un caos. Mejor distribuir el trabajo en pequeñas tareas regulares.
Diariamente (5-10 minutos)
Revisa tu extracto bancario. Asegúrate de que ves todos los movimientos. Registra cualquier transacción nueva en tu hoja de cálculo. No dejes que se acumule.
Semanalmente (20-30 minutos)
Revisa todos tus registros de la semana. Verifica que todo cuadre con tu banco. Guarda los nuevos documentos en sus carpetas. Prepara facturas pendientes.
Mensualmente (1-2 horas)
Cierra los libros del mes. Suma ingresos y gastos. Calcula el resultado. Verifica que todo esté documentado. Este es el momento para ver patrones en tu dinero.
Trimestralmente (2-3 horas)
Si eres autónomo o pequeña empresa, tienes presentaciones fiscales trimestrales. Prepara tus números para el IVA o IRPF. Mejor hacerlo regularmente que en la última semana.
Pon estas tareas en tu calendario del móvil. Una notificación te recordará. No es glamoroso, pero es efectivo. Y te ahorra un montón de estrés después.
“La diferencia entre una startup que fracasa y una que prospera no es la idea. Es el control del dinero. Las personas que saben dónde está cada euro tienen muchísimas más opciones.”
— Experiencia de consultores fiscales españoles
Consejos prácticos para tu primera semana
Usa tarjeta de empresa
Si tu banco ofrece una tarjeta de empresa, úsala para todos los gastos de negocio. Automáticamente quedan registrados en tu extracto bancario. Cero confusión.
Pide siempre factura
Aunque sea una compra pequeña, pide factura. El recibo del supermercado no vale. Necesitas documentación oficial que vincule el gasto a tu empresa.
Fotografía tus recibos
Si recibes facturas en papel, fotográfialas con el móvil. Guarda la foto en tu carpeta digital. Ocupa poco espacio y tienes copia de seguridad.
Reconcilia mensualmente
Al final de cada mes, compara tu hoja de cálculo con tu extracto bancario. Deben coincidir al céntimo. Si no, hay un error que necesitas encontrar.
No dejes pasar el tiempo
Es mucho más fácil hacer contabilidad cada semana que hacerla de golpe en diciembre. Los números frescos en tu cabeza son más fáciles de organizar.
Consulta si tienes dudas
Tu banco local o un gestoría pueden resolver dudas simples de forma gratuita. No es vergüenza preguntar. Mejor aclarar ahora que tener problemas después.
Herramientas para tu primera semana
No necesitas invertir dinero en software complicado. Estas herramientas simples son más que suficientes para empezar:
- Google Sheets o Excel: Gratis o muy barato. Perfecto para tu registro de ingresos y gastos. Puedes acceder desde cualquier dispositivo.
- Google Drive o Dropbox: Guarda tus documentos digitales en la nube. No los pierdes si tu ordenador falla. Acceso desde móvil cuando lo necesites.
- Tu app de banco: La mayoría de bancos españoles tienen aplicaciones que te muestran extractos. Úsala para verificar tus números.
- Calendario (Google Calendar o similar): Programa tus tareas contables. Una notificación cada semana y cada mes te ayuda a no olvidar.
Tu contabilidad empieza hoy
Hemos cubierto mucho terreno, pero todo se resume en cuatro pasos simples: abre una cuenta bancaria separada, registra tus movimientos, guarda tus documentos y mantén un calendario de tareas. Eso es todo. No es complicado, pero es absolutamente necesario.
La mayoría de nuevas empresas falla no porque la idea sea mala, sino porque pierden el control de su dinero. Tú no serás uno de esos casos. En una semana, con un par de horas de trabajo, tendrás una base sólida que te durará años.
Y aquí viene lo mejor: cuando Hacienda llegue (que llegará), tendrás todo listo. Sin pánico, sin papeles perdidos, sin sorpresas desagradables. Solo números claros y documentación completa. Eso te da tranquilidad. Y esa tranquilidad te permite concentrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu empresa.
Listo para empezar? Abre esa cuenta bancaria hoy. Tu futuro yo te lo agradecerá.
Nota importante
Este artículo proporciona información educativa general sobre contabilidad básica para nuevas empresas en España. No constituye asesoramiento contable, fiscal ni legal profesional. Las leyes fiscales y los requisitos contables pueden variar según tu situación específica, ubicación y tipo de empresa. Consulta con un gestor fiscal o contador profesional para asesoramiento personalizado sobre tus circunstancias particulares. Los requisitos regulatorios están sujetos a cambios, así que verifica siempre la información actual con las autoridades fiscales competentes.
